Office Coordinator

Wir sind auf der Suche nach einem Office Koordinator (m/d/w), 38-40 Stunden im Monat, für unseren Standort in Wien.

Wer wir sind

Insight ist ein globaler Fortune 500-Anbieter von Hardware-, Software-, Cloud- und Servicelösungen, der Kunden die Anleitung und das Fachwissen bietet, die erforderlich sind, um Technologie heute zu definieren, zu entwerfen, zu implementieren und zu verwalten.

Wir haben eine tolle Unternehmungskultur, die von unseren Grundwerten Hunger, Heart und Harmony geleitet wird.

Die Stelle:

Als Office Koordinator (m/w/d) betreust du den Empfang und bist der erste Eindruck, den unsere Besucher von uns erhalten.

Deine Aufgaben:

• Führung und Verwaltung von Geschäftskorrespondenzen im Büro
• Erster Kontakt / Ansprechpartner für das Alps & EMEA Team bez. IT Equipment – Laptops, Handys, Headset, Monitors usw. und Verwaltung von Erhaltsbestätigungen
• Verwaltung von Ablagen und New Hire Welcome Boxes
• Bestellung von Büromaterialien organisieren – nach dem Bedarf
• Vorbereitende Buchhaltung erledigen (Rechnungen, Mahnungen ans Finanzteam)
• Planung und Koordination von Meetings, Events und Weiterbildungen – nach dem Bedarf
• Unterstützung im Facilities Management mit Leasing Cars zusammen mit dem Fleet Manager
• Verwaltung von Firmenhandys (Verträge, Rechnungen, Geräte, Budget usw).

Dein Profil:

• Kaufm. Grundkenntnisse und oder entsprechende Berufserfahrung
• Sicheres und repräsentatives Auftreten, gute Umgangsformen
• Grundkenntnisse Buchhaltung und kaufmännischer Prozesse
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse (Excel, Word & Outlook) sind für dich selbstverständlich
• Fließende Deutsch & Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Idealerweise verfügst du über eine gültige Fahrerlaubnis

Was wir dir bieten:

• Eine intensive Einarbeitung mit EMEA-weiten „Introduction Days“
• Vielfältige Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein innovatives und internationales Arbeitsumfeld, in dem Vielfalt, Gleichberechtigung und soziales Engagement großgeschrieben werden
• Flache Hierarchieebenen, kurze Entscheidungswege und Duz-Kultur
• Ein wertschätzendes Miteinander und gelebte Werte „Hunger, Heart, Harmony